• Jeśli koszt biletu lotniczego/kolejowego/autokarowego był pokrywany przez uczelnię, osoba wyjeżdzająca proszona jest o kontakt mailowy z biurem WhyNotTravel (e-mail: uj@whynottravel.pl) w celu anulowania biletu. Bardzo prosimy w tej wiadomości dodać DW pracownika DWM p. Agnieszkę Gzyl (agnieszka.gzyl@uj.edu.pl). 
• Wszystkie rachunki związane z kosztami poniesionymi przed podróżą, tj.: rezerwacja hotelu, opłata konferencyjna i inne, należy dostarczyć pocztą wewnętrzną lub tradycyjną do DWM (ul. Czapskich 4 pokój 26). 
• W przypadku kosztów poniesionych w ramach projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych, bardzo prosimy o kontakt z pracownikami Centrum Administracyjnego Wsparcia Projektów, w celu potwierdzenia kwalifikowalności kosztów. 

Uprzejmie prosimy wszystkie osoby powracające z podróży zagranicznych o przesyłanie dokumentów do rozliczenia pocztą wewnętrzną bądź tradycyjną.

1. Osoby których wniosek wyjazdowy został złożony w wersji papierowej i zaakceptowany przez właściwego Prorektora UJ, proszone są o złożenie pisma adresowanego do Działu Współpracy Międzynarodowej o anulowaniu wyjazdu wraz z podaniem uzasadnienia. Pismo musi być podpisane przez pracownika oraz bezpośredniego przełożonego w celu anulowania nieobecności w Dziale Spraw Osobowych i późniejszej możliwości rozliczenia kosztów.
2. Osoby, które złożyły wniosek wyjazdowy za pośrednictwem aplikacji Podróże służbowe i został on zaakceptowany przez właściwego Prorektora UJ, proszone są o:

• wysłanie maila do pani Katarzyny Dziwirek (katarzyna.dziwirek@uj.edu.pl) oraz dodanie DW swojego bezpośredniego przełożonego, z informacją 
  o nieodbyciu podróży. Wówczas status wniosku w aplikacji Podróże służbowe zostanie zmieniony na "wniosek niezrealizowany";
• jeśli pracownik nie poniósł żadnych kosztów przed podróżą - skontaktowanie się z odpowiednim działem księgowości w celu zwolnienia środków z obliga. 

1. Osoby, które złożyły wniosek wyjazdowy w wersji papierowej proszone są o złożenie pisma adresowanego do DWM o skróceniu/przedłużeniu zagranicznego wyjazdu służbowego wraz z podaniem uzasadnienia. Pismo musi być podpisane przez pracownika oraz bezpośredniego przełożonego, w celu korekty okresu nieobecności w Dziale Spraw Osobowych i późniejszej możliwości rozliczenia kosztów.
2. Osoby, które złożyły wniosek wyjazdowy za pośrednictwem aplikacji Podróże służbowe i został on zaakceptowany proszone są o dokonanie zmiany klikając pole "zmień wniosek zaakceptowany". Zmiana ta nie generuje modyfikacji finansowych, dotyczy jedynie dat rozpoczęcia lub zakończenia podróży.