Przejdź do głównej treści

Widok zawartości stron Widok zawartości stron

Instrukcja postępowania w przypadku odwołania/skrócenia/przełożenia wyjazdu z powodu koronawirusa

W związku wydaniem w dniu 12.05.2020 r. Zarządzenia nr 46 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego w sprawie: przeciwdziałania rozprzestrzenianiu się wirusa SARS-CoV-2 wśród społeczności akademickiej Uniwersytetu Jagiellońskiego i wynikającej z niego decyzji o wstrzymaniu wyjazdów do 30.09.2020 roku wszystkich wyjazdów zagranicznych pracowników, doktorantów i studentów UJ informujemy o konieczności przekazania do Działu Współpracy Międzynarodowej stosownych dokumentów anulujących lub skracających wyjazdy zagraniczne.

UWAGA

  • Jeśli koszt biletu lotniczego/kolejowego/autokarowego był pokrywany przez uczelnię, osoba wyjeżdzająca proszona jest o kontakt mailowy z biurem WhyNotTravel (e-mail: uj@whynottravel.pl) w celu anulowania biletu. Bardzo prosimy w tej wiadomości dodać DW pracownika DWM p. Agnieszkę Gzyl (agnieszka.gzyl@uj.edu.pl). 
  • Wszystkie rachunki związane z kosztami poniesionymi przed podróżą tj.: rezerwacja hotelu, opłata konferencyjna i inne, należy dostarczyć pocztą wewnętrzną lub tradycyjną do DWM (ul. Czapskich 4 pokój 26). 
  • W przypadku kosztów poniesionych w ramach projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych, bardzo prosimy o kontakt z pracownikami Centrum Administracyjnego Wsparcia Projektów, w celu potwierdzenia kwalifikowalności kosztów. 
ODWOŁANIE/ANULOWANIE WYJAZDU
  1. Osoby, które złożyły wniosek wyjazdowy w wersji papierowej, który został zaakceptowany przez Prorektora UJ ds. badań naukowych i funduszy strukturalnych Prof. dr hab. Stanisława Kistryna, proszone są o złożenie pisma adresowanego do Działu Współpracy Międzynarodowej, o anulowaniu wyjazdu z powodu epidemii koronawirusa. Pismo musi być podpisane przez pracownika oraz bezpośredniego przełożonego, w celu anulowania nieobecności w Dziale Spraw Osobowych i późniejszej możliwości rozliczenia kosztów.
  2. Osoby, które złożyły wniosek wyjazdowy za pośrednictwem systemu SAP TRAVEL i został on zaakceptowany przez Prorektora UJ Prof. dr hab. Stanisława Kistryna proszone są o:
  • wysłanie maila do pani Katarzyny Dziwirek (katarzyna.dziwirek@uj.edu.pl) oraz dodanie DW swojego bezpośredniego przełożonego, z informacją 
    o nieodbyciu podróży. Wówczas status wniosku w systemie SAP zostanie zmieniony na "wniosek niezrealizowany";
  • dostarczenie pocztą wewnętrzną lub tradycyjną do DWM (ul. Czapskich 4 pokój 26) wszystkich rachunków związanych z poniesionymi kosztami, 
    tj.: rezerwacja hotelu, opłata konferencyjna i inne;
  • jeśli pracownik nie poniósł żadnych kosztów przed podróżą - skontaktowanie się z odpowiednim działem księgowości w celu zwolnienia środków z obliga. 
SKRÓCENIE POBYTU ZA GRANICĄ
  1. Osoby, które złożyły wniosek wyjazdowy w wersji papierowej proszone są 
    o złożenie pisma adresowanego do DWM o skróceniu zagranicznego wyjazdu służbowego 
    z powodu epidemii koronawirusa.  Pismo musi być podpisane przez pracownika oraz bezpośredniego przełożonego, w celu zmniejszenia okresu nieobecności w Dziale Spraw Osobowych i późniejszej możliwości rozliczenia kosztów.
  2. Osoby, które złożyły wniosek wyjazdowy za pośrednictwem systemu SAP TRAVEL proszone są o postępowanie analogicznie jak przy odwołaniu wyjazdu.

PRZEŁOŻENIE WYJAZDU

Osoby, które złożyły wniosek wyjazdowy w wersji papierowej, który został zaakceptowany przez Prorektora UJ ds. badań naukowych i funduszy strukturalnych Prof. dr hab. Stanisława Kistryna, a których wyjazd zostały przełożony, lecz bez zmian pozostają pozostałe warunki wyjazdu proszone są o złożenie pisma adresowanego do Działu Współpracy Międzynarodowej o zmianie terminu wyjazdu z powodu epidemii koronawirusa. Należy podać w nim dokładne nowe daty wyjazdu, a także zawrzeć w nim klauzulę, iż wyjazd może zostać przełożony na termin po 30 września 2020 r jeśli decyzje Władz Rektorskich (wskazane w zarządzeniu 46 ) zostaną utrzymane. Pismo musi być podpisane przez pracownika oraz bezpośredniego przełożonego.

Uprzejmie prosimy wszystkie osoby powracające z podróży zagranicznych o przesyłanie dokumentów do rozliczenia pocztą wewnętrzną bądź tradycyjną.