W związku z zakończeniem realizacji umowy nr 80.272.359.2019 z Konsorcjum WhyNotTravel Załoga Nasternak spółka komandytowa oraz Przedsiębiorstwem Wielobranżowym BOKKA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością na obsługę przejazdów w zagranicznych podróżach służbowych w Uniwersytecie Jagiellońskim wprowadzone zostały nowe zasady zakupu biletów na wyjazdy zagraniczne. 

Zasady regulowane są Pismem okólnym nr Prorektora UJ ds. współpracy międzynarodowej z dnia 26 czerwca 2023 roku w sprawie zmian w procedurze zakupu biletów na wyjazdy zagraniczne pracowników, osób niebędących pracownikami Uniwersytetu Jagiellońskiego, doktorantów, studentów oraz gości i zleceniobiorców (bez Collegium Medicum). 

• Od dnia 1 lipca 2023 roku rezerwacji i zakupu biletów lotniczych, kolejowych, autokarowych i na prom związanych z wyjazdami zagranicznymi dokonuje indywidualnie wyjeżdżający u dowolnego przewoźnika lub pośrednika świadczącego usługi sprzedaży biletów.
• Rezerwacji biletów lotniczych, kolejowych i autokarowych związanych z wyjazdem zagranicznym należy dokonywać po zatwierdzeniu wniosku wyjazdowego.
• Koszty biletu muszą zostać uwzględnione w złożonym nie później niż w terminie 10 dni przed wyjazdem wniosku wyjazdowym, zgodnie z Zarządzeniem nr 33 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z 01.04.2020. 
• Wyjeżdżający zobowiązany jest do wyboru najbardziej ekonomicznego cenowo i/lub czasowo połączenia. Bilety mogą być zakupione wyłącznie na połączenia w klasach ekonomicznych, niezależnie od wybranego środka transportu.
• Płatność za zakup biletów na wyjazdy zagraniczne może nastąpić:
  • a) przelewem na podstawie faktury, faktury pro forma lub wniosku o dokonanie przedpłaty,
  • b) z zaliczki wypłaconej wyjeżdżającemu, zaakceptowanej we wniosku wyjazdowym,
  • c) służbową kartą płatniczą debetową UJ (VE) lub kartą kredytową UJ (VB),
  • d) dopuszcza się płatność ze środków własnych wyjeżdżającego do zwrotu przez Uczelnię; decyzja w zakresie wydatkowania środków własnych należy do osoby realizującej zakup;
• Wyjeżdżający do rozliczenia wniosku wyjazdowego dołącza faktury za zakupione bilety.
• W przypadku zakupu biletu przekraczającego kwotę 3 500 PLN netto do rozliczenia kosztów wyjeżdżający załącza minimum 3 oferty połączeń na wybrany termin i trasę. 
• Wyjeżdżający ponosi pełną odpowiedzialność za podróż i w razie konieczności samodzielnie dokonuje zmian, kontaktując się bezpośrednio z przewoźnikiem.

 

Zakup biletów dla gości zagranicznych przyjeżdżających do Uniwersytetu Jagiellońskiego realizowany jest zgodnie z Zarządzeniem nr 99 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z dnia 15 lipca 2022 roku w sprawie Regulaminu przyjmowania gości zagranicznych i krajowych w jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu Jagiellońskiego.

Po akceptacji wniosku wyjazdowego złożonego przez Portal Informacyjny:

W przypadku wybrania wypłaty zaliczki w formie przelewu na zakup biletów (lotniczych, kolejowych, autokarowych, na prom) środki zostaną przekazane na konto wyjeżdżającego po akceptacji wniosku wyjazdowego przez Właściwego Prorektora UJ/Kanclerza UJ. 
Przelew zaliczki na pozostałe świadczenia związane z wyjazdem, wyszczególnione we wniosku wyjazdowym generowany jest na 7 dni przed planowaną podróżą.

W przypadku wybrania wypłaty zaliczki w formie gotówki w PLN na zakup biletów (lotniczych, kolejowych, autokarowych, na prom) środki zostaną wypłacone wyjeżdżającemu w banku w  formie autowypłaty po akceptacji wniosku wyjazdowego przez Właściwego Prorektora UJ/Kanclerza UJ.

W przypadku wybrania wypłaty zaliczki w formie gotówki w walucie na zakup biletów (lotniczych, kolejowych, autokarowych, na prom) po odbiór druku wypłaty gotówki z banku zapraszamy do Działu Współpracy Międzynarodowej UJ (ul. Czapskich 4, pok. 26) po akceptacji wniosku wyjazdowego przez Właściwego Prorektora UJ/Kanclerza UJ. 
Po odbiór druku wypłaty gotówki z banku dla pozostałych świadczeń związanych z wyjazdem, wyszczególnionych we wniosku wyjazdowym zapraszamy do Działu Współpracy Międzynarodowej UJ (ul. Czapskich 4, pok. 26) najwcześniej na 7 dni przed planowaną podróżą.

Po akceptacji wniosku wyjazdowego złożonego w formie papierowej:

W przypadku zamiaru pobrania zaliczki na zakup biletów (lotniczych, kolejowych, autokarowych, na prom) prosimy o e-mail na adres  agnieszka.gzyl@uj.edu.pl niezależnie od sposobu wypłaty gotówka/przelew.

W przypadku konieczności przelania zaliczki na pozostałe świadczenia zawarte we wniosku wyjazdowym na konto przed wyjazdem należy przesłać w tej sprawie e-mail na adres agnieszka.gzyl@uj.edu.pl ze wskazaniem numeru konta i informacją w jakiej walucie konto jest prowadzone.

Instrukcje dotyczące składania, akceptacji i rozliczania elektronicznego wniosku wyjazdowego o podróż zagraniczną dostępne TUTAJ oraz po zalogowaniu pod adresem https://www.sapiens.uj.edu.pl/instrukcje_podroze.

Wsparcie techniczne w zakresie obsługi aplikacji zapewnia:
Centrum Rozwoju Systemów Zintegrowanych UJ
e-mail: sapiens.finanse@uj.edu.pl

Wsparcie merytoryczne zapewnia użytkownik kluczowy w ramach Zintegrowanego Informatycznego Systemu Wspomagania Zarządzania Uczelnią w obszarze Podróże służbowe – zagraniczne
p. Katarzyna Dziwirek
e-mail: katarzyna.dziwirek@uj.edu.pl