W przypadku, gdy wyjazd nie dojdzie do skutku, a wyjeżdżający złożył wniosek papierowy, wówczas zobowiązany jest on do pisemnego powiadomienia o tym fakcie Działu Współpracy Międzynarodowej wraz z podaniem przyczyny odwołania wyjazdu oraz z podpisem bezpośredniego przełożonego.
Osoby, które złożyły wniosek wyjazdowy za pośrednictwem aplikacji Podróże służbowe i został on zaakceptowany przez właściwego Prorektora UJ, proszone są o wysłanie maila do pani Katarzyny Dziwirek (katarzyna.dziwirek@uj.edu.pl) oraz dodanie DW swojego bezpośredniego przełożonego, z informacją o nieodbyciu podróży.