Po otrzymaniu oficjalnego potwierdzenia z uczelni zagranicznej o przyjęciu na studia częściowe należy złożyć w Dziale Współpracy Międzynarodowej w Sekcji ds. Współpracy Międzynarodowej umowę finansową (w 2 podpisanych przez uczestnika wymiany egzemplarzach) oraz w Sekcji ds. Wyjazdów Zagranicznych wniosek wyjazdowy (wraz z oświadczeniem o wyjeździe).


WNIOSEK WYJAZDOWY - uzupełnienie danych podstawowych

Uczestnicy wymiany składają wniosek wyjazdowy niezwłocznie po uzyskaniu wizy, na minimum 14 dni przed wyjazdem zagranicznym.

UWAGA: Przy wyjazdach w ramach umów bilateralnych we wniosku wyjazdowym jako rodzaj wymiany należy zaznaczyć wymiana ogólnouczelniana.

Adres email do wprowadzenia we wniosku i umowie finansowej: w domenie @uj.edu.pl
 

WNIOSEK WYJAZDOWY - uzupełnienie kosztów

Wniosek wyjazdowy musi zostać uzupełniony o wszystkie wymagane informacje, w tym koszty związane z uczestnictwem w wymianie wypłacane przez UJ, tj.:

1. Opłata za wydanie wizy (jeśli dotyczy): 

• Dokumenty niezbędne do wyrobienia wizy wysyłane są przez uczelnie partnerską do Działu Współpracy Międzynarodowej lub bezpośrednio do uczestnika wymiany. 
• Opłatę za wyrobienie wizy uiszcza uczestnik wymiany. Opłata ta zostaje zwrócona uczestnikowi na konto na podstawie złożonych w rodzimej jednostce dokumentów księgowych i dowodu opłaty, nie wcześniej niż po przekazaniu do DWM wniosku wyjazdowego. 

2. Koszty biletu (lotniczego / kolejowego / autobusowego):

• W celu zamówienia biletu lotniczego uczestnik wymiany indywidualnie kontaktuje się z firmą WhyNot Travel (uj@whynottravel.pl) z prośbą o przesłanie oferty biletów lotniczych we wskazanych terminach i kierunku (wylot nie wcześniej niż na tydzień przed oficjalnym rozpoczęciem semestru, a powrót nie później niż 1 tydzień po zakończeniu semestru wymiany). 
• Biuro ma obowiązek przesłać 3 oferty z których uczestnik wymiany wybiera ofertę najbardziej ekonomiczną czasowo i finansowo. Jeśli najtańszą ofertą jest połączenie wymagające przesiadki w kraju, w którym obowiązują dodatkowe dokumenty wizowe lub oczekiwanie na kolejne połączenie jest dłuższe niż 6 godzin, uczestnik wymiany może prosić o zgodę na droższy lot.
• Kwotę wybranego połączenia powiększoną o ok 10% należy wpisać do wniosku wyjazdowego.

3. Dieta dojazdowa

• We wniosku wyjazdowym należy wpisać wysokość diety dojazdowej, której wysokość dla każdego kraju określają stawki wskazane w załączniku do Rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r.
   
• Kwota diety dojazdowej może zostać:
  a) przelana na konto uczestnika wymiany. W tym celu należy przesłać mail z domeny @uj.edu.pl do pani Agnieszki Gzyl (agnieszka.gzyl@uj.edu.pl) z prośbą o dokonanie przelewu należnej diety, podając numer konta bankowego i waluty w jakiej to konto jest prowadzone.
  
  lub
  
  b) pobrana w kasie banku (Bank PeKaO S.A. ul. Pijarska 1, 31-466 Kraków) na podstawie dokumentów bankowych przygotowanych do odbioru w DWM, ul. Czapskich 4, pok. 26.
  
  W obu przypadkach dieta wypłacana jest nie wcześniej niż na 7 dni przed planowanym wyjazdem. 

WNIOSEK WYJAZDOWY - podpisy i zakup biletu

Uzupełniony wniosek wyjazdowy uczestnik wymiany przekazuje do podpisu władz Wydziału (Dyrektora Instytutu /jeśli dotyczy/ oraz Dziekana Wydziału) i następnie niezwłocznie (na minimum 14 dni przed wyjazdem) przekazuje go do Działu Współpracy Międzynarodowej do pani Agnieszki Gzyl (ul. Czapskich, pok. 26). Wniosek należy przekazać wraz z kopią zaświadczenia o przyznaniu dofinansowania otrzymanym wcześniej od koordynatora wymiany oraz oświadczeniem o wyjeździe.

Po przekazaniu do DWM poprawnie uzupełnionego wniosku (wraz ze wszystkimi wymaganymi podpisami ze strony Wydziału - zebranie tych podpisów leży w gestii uczestnika wymiany), wniosek kierowany jest przez DWM do podpisu władz rektorskich. Dopiero po akceptacji dokumentów przez władze rektorskie możliwy jest zakup biletu - biuro WNT otrzymuje potwierdzenie od DWM, że zarezerwowany przez uczestnika wymiany bilet może zostać wykupiony.

Po potwierdzeniu zakupu uczestnik wymiany otrzymuje bilet elektroniczny na swoją skrzynkę mailową (w domenie @uj.edu.pl). Koszty zakupu biletu pokrywane są ze środków uniwersyteckich. 

UWAGA: Uczestnicy wymiany proszeni są o zachowanie kart pokładowych, ponieważ są one niezbędne do rozliczenia wyjazdu.
 

UBEZPIECZENIE

Na podstawie złożonego wniosku wyjazdowego na czas podróży i pobytu w uczelni zagranicznej uczestnik wymiany jest ubezpieczony w Wiener TU S.A. Vienna Insurance Group.

Każdy uczestnik wymiany bilateralnej (student/doktorant/pracownik) zobowiązany jest do rozliczenia swojego wyjazdu w ciągu 14 dni od powrotu do kraju. Rozliczenia należy dokonać w DWM w sekcji ds. wyjazdów zagranicznych (ul. Czapskich 4 pok. 26). Niedotrzymanie terminu rozliczenia będzie skutkowało obciążeniem wyjeżdżającego kwotą pobranej zaliczki.

Do rozliczenia podróży zagranicznej niezbędne są oryginały kart pokładowych, bilety lub informacja o kartach pokładowych w formie elektronicznej.
 

STUDENCI i DOKTORANCI:
Po zrealizowaniu wyjazdu zagranicznego studenci i doktoranci są zobowiązani przesłać do DWM sprawozdanie z pobytu na wyjeździe w j. angielskim (ok. 4000 znaków ze spacjami) w ciągu 14 dni od zakończenia pobytu na uczelni zagranicznej.