Po otrzymaniu oficjalnego potwierdzenia z uczelni zagranicznej o przyjęciu na studia częściowe należy złożyć w Dziale Współpracy Międzynarodowej w Sekcji ds. Współpracy Międzynarodowej umowę finansową (w 2 podpisanych przez uczestnika wymiany egzemplarzach) oraz w Sekcji ds. Wyjazdów Zagranicznych wniosek wyjazdowy (wraz z oświadczeniem o wyjeździe), w którym muszą zostać uzupełnione wszystkie wymagane informacje, w tym koszty związane z uczestnictwem w wymianie, wypłacane przez UJ tj.:
- Opłata za wydanie wizy (jeśli dotyczy):
- Dokumenty niezbędne do wyrobienia wizy wysyłane są przez uczelnie partnerską do Działu Współpracy Międzynarodowej lub bezpośrednio do uczestnika wymiany.
- Opłatę za wyrobienie wizy (oraz SEVIS fee w przypadku USA) uiszcza uczestnik wymiany. Opłata ta zostaje zwrócona uczestnikowi na konto na podstawie złożonych w rodzimej jednostce dokumentów księgowych i dowodu opłaty, nie wcześniej niż po przekazaniu do DWM wniosku wyjazdowego.
- Koszty biletu lotniczego
- W celu zamówienia biletu lotniczego uczestnik wymiany indywidualnie kontaktuje się z firmą WhyNot Travel (uj@whynottravel.pl) z prośbą o przesłanie oferty biletów lotniczych we wskazanych terminach i kierunku (wylot nie wcześniej niż na tydzień przed oficjalnym rozpoczęciem semestru, a powrót nie później niż 1 tydzień po zakończeniu semestru wymiany).
- Biuro ma obowiązek przesłać 3 oferty z których uczestnik wymiany wybiera ofertę najbardziej ekonomiczną czasowo i finansowo. Jeśli najtańszą ofertą jest połączenie wymagające przesiadki w kraju, w którym obowiązują dodatkowe dokumenty wizowe lub oczekiwanie na kolejne połączenie jest dłuższe niż 6 godzin, uczestnik wymiany może prosić o zgodę na droższy lot.
- Kwotę wybranego połączenia powiększoną o ok 10% należy wpisać do wniosku wyjazdowego;
- Dieta dojazdowa
a) przelana na konto uczestnika wymiany. W tym celu należy przesłać mail z domeny @uj.edu.pl do p. Agnieszki Gzyl (agnieszka.gzyl@uj.edu.pl) z prośbą o dokonanie przelewu należnej diety, podając numer konta bankowego i waluty w jakiej to konto jest prowadzone;
lub
b) pobrana w kasie banku (Bank PeKaO S.A. ul. Pijarska 1, Kraków), na podstawie dokumentów bankowych przygotowanych do odbioru w DWM, ul. Czapskich 4, pok. 26.
- W obu przypadkach dieta wypłacana jest nie wcześniej niż na 7 dni przed planowanym wyjazdem.
- Tak uzupełniony wniosek wyjazdowy uczestnik wymiany przekazuje do podpisu Dyrektora Instytutu oraz Dziekana Wydziału i następnie niezwłocznie przekazuje do Działu Współpracy Międzynarodowej do pani Agnieszki Gzyl (ul. Czapskich, pok. 26) wraz z kopią zaświadczenia o przyznaniu dofinansowania otrzymanym wcześniej od koordynatora wymiany.
- Po przekazaniu do DWM poprawnie uzupełnionego wniosku, ze wszystkimi wymaganymi podpisami, biuro WNT otrzymuje potwierdzenie, że zarezerwowany przez uczestnika wymiany bilet lotniczy może zostać wykupiony.
- Po potwierdzeniu zakupu uczestnik wymiany otrzymuje bilet elektroniczny na swoją skrzynkę mailową (w domenie @uj.edu.pl). Koszty zakupu biletu lotniczego pokrywane są ze środków uniwersyteckich.
UWAGA: Uczestnicy wymiany proszeni są o zachowanie kart pokładowych, ponieważ są one niezbędne do rozliczenia wyjazdu.
Na podstawie złożonego wniosku wyjazdowego na czas podróży i pobytu w uczelni zagranicznej uczestnik wymiany jest ubezpieczony TU Compensa.