Osoby wyjeżdżające służbowo za granicę załatwiają formalności wizowe osobiście w działach wizowych: ambasad i konsulatów lub za pośrednictwem biur turystycznych.
W razie potrzeby DWM przygotowuje pismo do odpowiedniej ambasady/konsulatu potwierdzające wyjazd służbowy i wydaje je osobie wyjeżdżającej lub certyfikat potwierdzający ubezpieczenie.