Do wniosku należy dołączyć:

• zaproszenie (list, fax, e-mail) określające zakres świadczeń zapewnianych przez stronę przyjmującą lub
• program konferencji/kongresu wraz z tytułem zgłoszonego regeratu/plakatu
• osoby wyjeżdżające w ramach wymiany bilateralnej dołączają potwierdzenie przyjęcia na uczelnię partnerską, wystawione przez DWM (wyjazdy w ramach wymiany bilateralnej realizowane są na podstawie wcześniejszych kwalifikacji)

Uprzejmie prosimy o wypełnienie wniosku wyjazdowego komputerowo.

UWAGA!

• W przypadku kiedy wniosek wpłynie do DWM  na mniej niż 10 dni przed wyjazdem środki nie będą wypłacane, a rozliczenie wyjazdu następuje po powrocie.
• Wszystkie pisma dotyczące zmian wysokości wydatków i źródeł finansowania wyjazdu będą realizowane po powrocie.

 

PILOTAŻ SAP TRAVEL

W związku z wdrażaniem w Uniwersytecie Jagellońskim procedury składania elektronicznych wniosków wyjazdowych na wyjazdy zagraniczne w systemie SAP Travel, pracownicy poniższych jednostek proszeni są o składanie wniosków wyłącznie za pośrednictwem Portalu PI:

• jednostki administracji ogólnouczelnianej,
• Wydział Zarządzania i Komunikacji Społecznej, 
• Wydział Historycznego
• Wydział Filologicznego, 
• Wydział Chemii, 
• Cantrum Promieniowania Synchrotronowego SOLARIS 

Szczegółowa procedura składania elektronicznych wniosków wyjazdowych znajduje się TU (po zalogowaniu loginem maila w domnie @uj.edu.pl oraz hasłem do poczty ogólnouniwersyteckiej)

1. SKŁADANIE WNIOSKÓW - w celu otrzymania zaliczki przed wyjazdem wniosek należy złożyć z odpowiednim wyprzedzeniem (min. 10 dni). Ostateczny termin złożenia wniosku przez osobę wyjeżdżającą to dzień przed rozpoczęciem podróży.

• wniosek bez planowania kosztów należy złożyć w sytuacji, jeżeli w związku z wyjazdem uczelnia nie będzie ponosiła żadnych kosztów, tj pracownik sam opłaca sobie wyjazd lub wszystkie świadczenia będzie miał zapewnione przez instytucję zapraszającą, 
• wniosek z planowaniem kosztów (instrukcja ») należy złożyć, jeżeli w związku z wyjazdem uczelnia pokrywa koszty wyjazdu, tj np. koszt biletu, opłaty za hotel, opłaty konferencyjnej, diet i innych wydatków związanych z wyjazdem. Wprowadzenie wydatków na etapie wnioskowania daje gwarancję późniejszego rozliczenia kosztów.

UWAGA! Nie ma konieczności drukowania elektronicznej wersji wniosku wyjazdowego. 

2. AKCEPTACJA WNIOSKU WYJAZDOWEGO

Po zakończeniu przygotowywania wniosku wyjazdowego przez pracownika oraz jego wysłaniu informacja o konieczności jego akceptacji (lub odrzucenia) wysyłana jest przez system drogą mailową do bezpośredniego przełożonego (zgodnie ze strukturą w danej jednostce). Równolegle wniosek pojawia się na Centralnej Liście Roboczej w Portalu Informacyjnym przełożonego. Po uzyskaniu akceptacji bezpośredniego przełożonego,dysponenta środków oraz Dziekana wniosek wyjazdowy przekazywany jest do akceptacji do Działu Współpracy Międzynarodowej, w którym jest sprawdzany pod względem formalnym i następnie po sprawdzeniu, przekazywany w formie elektronicznej do Rektora UJ, właściwego Prorektora UJ lub Kanclerza UJ, w celu ostatecznej akceptacji. 

Po akceptacji wniosku przez wszystkie upoważnione osoby, osoba planująca wyjazd zagraniczny otrzymuje powiadomienie z systemu o statusie wniosku (zaakceptowany/odrzucony).  

3. PLANOWANIE KOSZTÓW WE WNIOSKU WYJAZDOWYM

• w przypadku planowania kosztów na etapie wnioskowania o wyjazd zagraniczny każda faktura musi zostać wprowadzona do systemu SAP (transakcja FV60), a w opisie dokumentu papierowego należy powołać się na numer i pozycję rezerwacji środków automatycznie wygenerowanej przez system do wniosku wyjazdowego'
• jeżeli istnieje konieczność dokonania płatności na podstawie przedpłaty, wówczas należy utworzyć w systemie SAP żądanie zaliczki (transakcja F-47) z powołaniem się na numer i pozycję rezerwacji środków automatycznie wygenerowanej przez system do wniosku wyjazdowego.

4. ROZLICZENIA WYJAZDÓW ZAGRANICZNYCH PRZEZ PRACOWNIKA W PORTALU PI

• rozliczenia podróży służbowej (instrukcja) należy dokonać w Portalu Informacyjnym (tam, gdzie był składany wniosek wyjazdowy),
• przed wysłaniem rozliczenia do akceptacji w Portalu Informacyjnym, należy dołączyć skany wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniem wyjazdu, 
• następnie należy wydrukować rozliczenie, podpiąć do niego oryginały dokumentów wprowadzonych do systemu SAP i  dostarczyć do Działu Współpracy Międzynarodowej.
• w przypadku urlopu płatnego udzielonego na okres powyżej 60 dni konieczne jest złożenie sprawozdania z przebiegu wyjazdu zagranicznego i rezultatów wykonanych zadań zaakceptowanych przez kierownika jednostki UJ.

Wsparcia technicznego w zakresie obsługi aplikacji udziela Centrum Rozwoju Systemów Zintegrowanych UJ (tel. 12 663 3251, 12 663 3261, sapiens.finanse@uj.edu.pl). Wsparcia merytorycznego w zakresie obsługi aplikacji udziela Dział Współpracy Międzynarodowej UJ:

Katarzyna Dziwirek tel. 12 663 1229 katarzyna.dziwirek@uj.edu.pl
Agnieszka Gzyl tel. 12 663 3036 agnieszka.gzyl@uj.edu.pl
Joanna Kliś tel. 12 663 1475 joanna.klis@uj.edu.pl
Iwona Sadowska tel. 12 663 1273 i.sadowska@uj.edu.pl
Dorota Słowik tel. 12 663 1104 dorota.slowik@uj.edu.pl

Najczęściej pojawiające się problemy i sposoby ich rozwiązania można znaleźć w części Pytania i odpowiedzi »