Przejdź do głównej treści

Widok zawartości stron Widok zawartości stron

Składanie wniosków

Widok zawartości stron Widok zawartości stron

Składanie wniosków wyjazdowych na wyjazd zagraniczny

Zasady dotyczące wyjazdów zagranicznych reguluje Zarządzenie nr 33 Rektora UJ z dnia 1 kwietnia 2020r. 

Składanie elektronicznych wniosków wyjazdowych przez Portal Informacyjny

Od 1 stycznia 2021 r. zgodnie z Komunikatem nr 35 Prorektora UJ ds. współpracy międzynarodowej pracownicy, osoby zatrudnione w UJ na podstawie umowy cywilnoprawnej oraz doktoranci kształcący się w szkołach doktorskich zobligowani są do składania wniosków wyjazdowych wyłącznie za pośrednictwem Portalu Informacyjnego.

Szczegółowa procedura składania elektronicznych wniosków wyjazdowych znajduje się na stronie Centrum Rozwoju Systemów Zintegrowanych oraz w formie prezentacji

WAŻNE INFORMACJE: 

  • W celu otrzymania zaliczki przed wyjazdem wniosek należy złożyć z odpowiednim wyprzedzeniem (min. 10 dni).
  • Wszystkie zmian wysokości wydatków i źródeł finansowania wyjazdu będą realizowane po powrocie.
  • Ostateczny termin złożenia wniosku przez osobę wyjeżdżającą to dzień przed rozpoczęciem podróży.
  • Nie ma konieczności drukowania elektronicznej wersji wniosku wyjazdowego.
  • Jeżeli istnieje konieczność dokonania płatności na podstawie przedpłaty, wówczas należy utworzyć w systemie SAP żądanie zaliczki (transakcja F-47) z powołaniem się na numer i pozycję rezerwacji środków automatycznie wygenerowanej przez system do wniosku wyjazdowego.
  • Wszystkie faktury związane z wyjazdem mogą zostać wprowadzone do systemu SAP (transakcja FV60) po ostatecznym zatwierdzeniu wniosku wyjazdowego. W opisie dokumentu papierowego należy powołać się na numer i pozycję rezerwacji środków automatycznie wygenerowanej przez system do wniosku wyjazdowego.

Wsparcia technicznego w zakresie obsługi aplikacji udziela: 

Centrum Rozwoju Systemów Zintegrowanych 
tel.: 12 663 5006, 12 663 5007
e-mail: sapiens.finanse@uj.edu.pl  

Wsparcia merytorycznego w zakresie obsługi aplikacji udziela

Dział Współpracy Międzynarodowej

Katarzyna Dziwirek tel. 12 663 1229 katarzyna.dziwirek@uj.edu.pl
Agnieszka Gzyl tel. 12 663 3036 agnieszka.gzyl@uj.edu.pl
Joanna Kliś tel. 12 663 1475 joanna.klis@uj.edu.pl
Iwona Sadowska tel. 12 663 1273 i.sadowska@uj.edu.pl
Dorota Słowik tel. 12 663 1104 dorota.slowik@uj.edu.pl

Najczęściej pojawiające się problemy i sposoby ich rozwiązania można znaleźć w części
 Pytania i odpowiedzi

Procedura uzyskania dostępu do Portalu Informacyjnego dla osób zatrudnionych na umowę cywilnoprawną.

Procedura uzyskania dostępu do Portalu Informacyjnego dla doktorantów szkół doktorskich.

Składanie wniosków wyjazdowych w formie papierowej

  • Grupy osób nie wymienione w Komunikacie nr 35 Prorektora UJ ds. współpracy międzynarowej składają wnioski wyjazdowe o wyjazd zagraniczny w formie papierowej. Wzory aktualnie obowiązujących wniosków wyjazdowych stanowią załączniki do Zarządzenia nr 33 Rektora UJ z dnia 01.04.2020r.  
  1. Wniosek wyjazdowy dla studentów, wykonawców lub uczestników w projektach, doktorantów (nie będących uczestnikami szkół doktorskich);
  2. Wniosek wyjazdowy dla pracowników (składany wyłącznie w przypadku problemów technicznych związanych z uzupełnianiem elektronicznej wersji wniosku, zgłoszonych w DWM)

Do wniosku należy dołączyć:

Uprzejmie prosimy o wypełnienie wniosku wyjazdowego komputerowo.

WAŻNE INFORMACJE

  • W przypadku kiedy wniosek wpłynie do DWM  na mniej niż 10 dni przed wyjazdem środki nie będą wypłacane, a rozliczenie wyjazdu następuje po powrocie.
  • Wszystkie pisma dotyczące zmian wysokości wydatków i źródeł finansowania wyjazdu będą realizowane po powrocie.

W celu zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych, weryfikacji tożsamości oraz zgodnie z przyjętymi regulacjami, w tym przepisami RODO, uprzejmie prosimy, aby w przekazywanych do DWM wnioskach wyjazdowych oraz wszelkiej innej korespondencji i dokumentacji jako adres mailowy do kontaktu wskazywali Państwo adres poczty elektronicznej w domenie @uj.edu.pl  Posiadanie konta pocztowego w systemie Centralnej Poczty Elektronicznej wynika z przyjętych przez Uniwersytet Jagielloński dróg komunikacji z pracownikami, studentami, doktorantami i innymi osobami powiązanymi z UJ oraz z zewnętrznymi podmiotami.