Zgodnie z Zarządzeniem nr 33 Rektora UJ z dnia 01.04.2020 w celu odbycia wyjazdu zagranicznego pracownik UJ lub osoba niebędąca pracownikem UJ, doktorant lub student zobowiązany jest do złożenia na min. 10 dni przed wyjazdem w Dziale Współpracy Międzynarodowej (ul. Czapskich 4, 31-110 Kraków, pok. 26) wniosku wyjazdowego na wyjazd zagraniczny.
WZORY WNIOSKÓW:
1.Wniosek wyjazdowy dla pracowników
Definicje rodzajów wyjazdów:
Podróż służbowa – wyjazd zagraniczny odbywany przez pracownika UJ na polecenie przełożonego w celu wykonywania zadania służbowego poza stałym miejscem wykonywania pracy.
Płatny urlop – płatny urlop w rozumieniu art. 130 pkt 3 ustawy z nia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, realizowany przez nauczyciela akademickiego na jego wniosek, w celu odbycia za granicą kształcenia, stażu naukowego albo dydaktycznego, uczestnictwa w konferencji albo uczestnictwa we wspólnych badaniach naukowych prowadzonych z podmiotem zagranicznym na podstawie umowy o współpracy naukowej.
Wyjazd szkoleniowy - wyjazd pracownika UJ niebędącego nauczycielem akademickim niemający charakteru podróży służbowej, odbywa na wniosk pracownika UJ, w celu podniesienia jego kwalifikacji zawodowych.
Do wniosku należy dołączyć:
- zaproszenie (list, fax, e-mail) określające zakres świadczeń zapewnianych przez stronę przyjmującą lub
- program konferencji/kongresu wraz z tytułem zgłoszonego regeratu/plakatu
- osoby wyjeżdżające w ramach wymiany bilateralnej dołączają potwierdzenie przyjęcia na uczelnię partnerską, wystawione przez DWM (wyjazdy w ramach wymiany bilateralnej realizowane są na podstawie wcześniejszych kwalifikacji)
- oświadczenie o wyjeździe:
Oświadczenie o wyjeździe– pracownicy urlop płatny, doktoranci i studenci
Oświadczenie o wyjeździe- pracownicy podróż służbowa
Uprzejmie prosimy o wypełnienie wniosku wyjazdowego komputerowo.
UWAGA!
- W przypadku kiedy wniosek wpłynie do DWM na mniej niż 10 dni przed wyjazdem środki nie będą wypłacane, a rozliczenie wyjazdu następuje po powrocie.
- Wszystkie pisma dotyczące zmian wysokości wydatków i źródeł finansowania wyjazdu będą realizowane po powrocie.
- W celu zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych, weryfikacji tożsamości oraz zgodnie z przyjętymi regulacjami, w tym przepisami RODO, uprzejmie prosimy, aby w przekazywanych do DWM wnioskach wyjazdowych oraz wszelkiej innej korespondencji i dokumentacji jako adres mailowy do kontaktu wskazywali Państwo adres poczty elektronicznej w domenie @uj.edu.pl Posiadanie konta pocztowego w systemie Centralnej Poczty Elektronicznej wynika z przyjętych przez Uniwersytet Jagielloński dróg komunikacji z pracownikami, studentami, doktorantami i innymi osobami powiązanymi z UJ oraz z zewnętrznymi podmiotami.
PILOTAŻ SAP TRAVEL
W związku z wdrażaniem w Uniwersytecie Jagellońskim procedury składania elektronicznych wniosków wyjazdowych na wyjazdy zagraniczne w systemie SAP Travel, pracownicy poniższych jednostek proszeni są o składanie wniosków wyłącznie za pośrednictwem Portalu PI:
- jednostki administracji ogólnouczelnianej,
- Wydział Zarządzania i Komunikacji Społecznej,
- Wydział Historycznego
- Wydział Filologicznego,
- Wydział Chemii,
- Centrum Promieniowania Synchrotronowego SOLARIS
- Wydział Fizyki,Astronomii i Informatyki Stosowanej
Szczegółowa procedura składania elektronicznych wniosków wyjazdowych znajduje się TU (po zalogowaniu loginem maila w domnie @uj.edu.pl oraz hasłem do poczty ogólnouniwersyteckiej)
1. SKŁADANIE WNIOSKÓW - w celu otrzymania zaliczki przed wyjazdem wniosek należy złożyć z odpowiednim wyprzedzeniem (min. 10 dni). Ostateczny termin złożenia wniosku przez osobę wyjeżdżającą to dzień przed rozpoczęciem podróży.
- wniosek bez planowania kosztów należy złożyć w sytuacji, jeżeli w związku z wyjazdem uczelnia nie będzie ponosiła żadnych kosztów, tj pracownik sam opłaca sobie wyjazd lub wszystkie świadczenia będzie miał zapewnione przez instytucję zapraszającą,
- wniosek z planowaniem kosztów (instrukcja ») należy złożyć, jeżeli w związku z wyjazdem uczelnia pokrywa koszty wyjazdu, tj np. koszt biletu, opłaty za hotel, opłaty konferencyjnej, diet i innych wydatków związanych z wyjazdem. Wprowadzenie wydatków na etapie wnioskowania daje gwarancję późniejszego rozliczenia kosztów.
UWAGA! Nie ma konieczności drukowania elektronicznej wersji wniosku wyjazdowego.
UWAGA! Do wniosku konieczne jest dołączenie oświadczenia o wyjeździe.
2. AKCEPTACJA WNIOSKU WYJAZDOWEGO
Po zakończeniu przygotowywania wniosku wyjazdowego przez pracownika oraz jego wysłaniu informacja o konieczności jego akceptacji (lub odrzucenia) wysyłana jest przez system drogą mailową do bezpośredniego przełożonego (zgodnie ze strukturą w danej jednostce). Równolegle wniosek pojawia się na Centralnej Liście Roboczej w Portalu Informacyjnym przełożonego. Po uzyskaniu akceptacji bezpośredniego przełożonego,dysponenta środków oraz Dziekana wniosek wyjazdowy przekazywany jest do akceptacji do Działu Współpracy Międzynarodowej, w którym jest sprawdzany pod względem formalnym i następnie po sprawdzeniu, przekazywany w formie elektronicznej do Rektora UJ, właściwego Prorektora UJ lub Kanclerza UJ, w celu ostatecznej akceptacji.
Po akceptacji wniosku przez wszystkie upoważnione osoby, osoba planująca wyjazd zagraniczny otrzymuje powiadomienie z systemu o statusie wniosku (zaakceptowany/odrzucony).
3. PLANOWANIE KOSZTÓW WE WNIOSKU WYJAZDOWYM
- w przypadku planowania kosztów na etapie wnioskowania o wyjazd zagraniczny każda faktura musi zostać wprowadzona do systemu SAP (transakcja FV60), a w opisie dokumentu papierowego należy powołać się na numer i pozycję rezerwacji środków automatycznie wygenerowanej przez system do wniosku wyjazdowego'
- jeżeli istnieje konieczność dokonania płatności na podstawie przedpłaty, wówczas należy utworzyć w systemie SAP żądanie zaliczki (transakcja F-47) z powołaniem się na numer i pozycję rezerwacji środków automatycznie wygenerowanej przez system do wniosku wyjazdowego.
4. ROZLICZENIA WYJAZDÓW ZAGRANICZNYCH PRZEZ PRACOWNIKA W PORTALU PI
- rozliczenia podróży służbowej (instrukcja) należy dokonać w Portalu Informacyjnym (tam, gdzie był składany wniosek wyjazdowy),
- przed wysłaniem rozliczenia do akceptacji w Portalu Informacyjnym, należy dołączyć skany wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniem wyjazdu,
- następnie należy wydrukować rozliczenie, podpiąć do niego oryginały dokumentów wprowadzonych do systemu SAP i dostarczyć do Działu Współpracy Międzynarodowej.
- w przypadku urlopu płatnego udzielonego na okres powyżej 60 dni konieczne jest złożenie sprawozdania z przebiegu wyjazdu zagranicznego i rezultatów wykonanych zadań zaakceptowanych przez kierownika jednostki UJ.
Szczegółowa procedura rozliczenia wniosków wyjazdowych (instrukcja)
Wsparcia technicznego w zakresie obsługi aplikacji udziela Centrum Rozwoju Systemów Zintegrowanych UJ (tel. 12 663 3251, 12 663 3261, sapiens.finanse@uj.edu.pl). Wsparcia merytorycznego w zakresie obsługi aplikacji udziela Dział Współpracy Międzynarodowej UJ:
Katarzyna Dziwirek tel. 12 663 1229 katarzyna.dziwirek@uj.edu.pl
Agnieszka Gzyl tel. 12 663 3036 agnieszka.gzyl@uj.edu.pl
Joanna Kliś tel. 12 663 1475 joanna.klis@uj.edu.pl
Iwona Sadowska tel. 12 663 1273 i.sadowska@uj.edu.pl
Dorota Słowik tel. 12 663 1104 dorota.slowik@uj.edu.pl
Najczęściej pojawiające się problemy i sposoby ich rozwiązania można znaleźć w części Pytania i odpowiedzi »