W związku z przywróceniem pracy stacjonarnej informujemy, że Dział Współpracy Międzynarodowej pracuje w godzinach od 7:30 do 15:30 w trybie pracy rotacyjnej i ograniczonym składzie. W związku z powyższym, uprzejmie prosimy o wcześniejsze umówienie się na spotkanie, celem załatwienia sprawy lub w miarę możliwości przekazanie wszelkich dokumentów drogą pocztową. 

Rozliczenie kosztów podróży służbowej należy dokonać w terminie do 14 dni od powrotu do kraju. Niedotrzymanie terminu rozliczenia będzie skutkowało obciążeniem wyjeżdżającego kwotą pobranej zaliczki. Rozliczenie wyjazdu jest warunkiem otrzymania zgody na następny wyjazd służbowy za granicę.

Do rozliczenia podróży służbowej niezbędne są:

• karty pokładowe, bilety lub informacja o kartach pokładowych w formie elektronicznej

• faktura/rachunek hotelowy (w przypadku korzystania z pokoju hotelowego z innymi osobami przysługuje zwrot kwoty odpowiadającej ilorazowi ceny noclegu oraz ilości osób korzystających z pokoju wykazanych na rachunku)

• faktura/rachunek za opłatę konferecyjną

• faktura/umowa wynajmu samochodu

Każdorazowo po wyjeździe należy zwrócić kartę ubezpieczeniową.

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

1. za każdą dobę zagranicznej podróży służbowej przysługuje dieta w pełnej wysokości.

2. za niepełną dobę podróży zagranicznej:

• do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety zagranicznej,

• ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety zagranicznej,

• ponad  12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

ROZLICZENIA WYJAZDÓW ZAGRANICZNYCH PRZEZ PRACOWNIKA W PORTALU PI

• rozliczenia podróży służbowej (instrukcja) należy dokonać w Portalu Informacyjnym (tam, gdzie był składany wniosek wyjazdowy),
• przed wysłaniem rozliczenia do akceptacji w Portalu Informacyjnym, należy dołączyć skany wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniem wyjazdu, 
• następnie należy wydrukować rozliczenie, podpiąć do niego oryginały dokumentów wprowadzonych do systemu SAP i  dostarczyć do Działu Współpracy Międzynarodowej.
• w przypadku urlopu płatnego udzielonego na okres powyżej 60 dni konieczne jest złożenie sprawozdania z przebiegu wyjazdu zagranicznego i rezultatów wykonanych zadań zaakceptowanych przez kierownika jednostki UJ.

Szczegółowa procedura rozliczenia wniosków wyjazdowych (instrukcja)

Wsparcia technicznego w zakresie obsługi aplikacji udziela Centrum Rozwoju Systemów Zintegrowanych UJ (tel. 12 663 3251, 12 663 3261, sapiens.finanse@uj.edu.pl). Wsparcia merytorycznego w zakresie obsługi aplikacji udziela Dział Współpracy Międzynarodowej UJ:

Katarzyna Dziwirek tel. 12 663 1229 katarzyna.dziwirek@uj.edu.pl
Agnieszka Gzyl tel. 12 663 3036 agnieszka.gzyl@uj.edu.pl
Joanna Kliś tel. 12 663 1475 joanna.klis@uj.edu.pl
Iwona Sadowska tel. 12 663 1273 i.sadowska@uj.edu.pl
Dorota Słowik tel. 12 663 1104 dorota.slowik@uj.edu.pl

Najczęściej pojawiające się problemy i sposoby ich rozwiązania można znaleźć w części Pytania i odpowiedzi »