Rozliczenie kosztów podróży służbowej należy dokonać w terminie do 14 dni od powrotu do kraju. Niedotrzymanie terminu rozliczenia będzie skutkowało obciążeniem wyjeżdżającego kwotą pobranej zaliczki. Rozliczenie wyjazdu jest warunkiem otrzymania zgody na następny wyjazd służbowy za granicę.

Do rozliczenia podróży służbowej niezbędne są:

• karty pokładowe, bilety lub informacja o kartach pokładowych w formie elektronicznej

• faktura/rachunek hotelowy (w przypadku korzystania z pokoju hotelowego z innymi osobami przysługuje zwrot kwoty odpowiadającej ilorazowi ceny noclegu oraz ilości osób korzystających z pokoju wykazanych na rachunku)

• faktura/rachunek za opłatę konferecyjną
• faktura/umowa wynajmu samochodu

Każdorazowo po wyjeździe należy zwrócić kartę ubezpieczeniową.

Zgodnie z Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

1. za każdą dobę zagranicznej podróży służbowej przysługuje dieta w pełnej wysokości.
2. za niepełną dobę podróży zagranicznej:

• do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety zagranicznej,
• ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety zagranicznej,
• ponad  12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.