Po otrzymaniu oficjalnego potwierdzenia z uczelni zagranicznej o przyjęciu na studia częściowe należy złożyć w Dziale Współpracy Międzynarodowej w Sekcji ds. Współpracy Międzynarodowej umowę finansową (w 2 podpisanych przez uczestnika wymiany egzemplarzach) oraz w Sekcji ds. Wyjazdów Zagranicznych wniosek wyjazdowy (wraz z oświadczeniem o wyjeździe), w którym muszą zostać uzupełnione wszystkie wymagane informacje, w tym koszty związane z uczestnictwem w wymianie, wypłacane przez UJ tj.:

1. Opłata za wydanie wizy (jeśli dotyczy): 

• Dokumenty niezbędne do wyrobienia wizy wysyłane są przez uczelnie partnerską do Działu Współpracy Międzynarodowej lub bezpośrednio do uczestnika wymiany. 
• Opłatę za wyrobienie wizy (oraz SEVIS fee w przypadku USA) uiszcza uczestnik wymiany. Opłata ta zostaje zwrócona uczestnikowi na konto na podstawie złożonych w rodzimej jednostce dokumentów księgowych i dowodu opłaty, nie wcześniej niż po przekazaniu do DWM wniosku wyjazdowego. 

2. Koszty biletu lotniczego 
   • W celu zamówienia biletu lotniczego uczestnik wymiany indywidualnie kontaktuje się z firmą WhyNot Travel (uj@whynottravel.pl) z prośbą o przesłanie oferty biletów lotniczych we wskazanych terminach i kierunku (wylot nie wcześniej niż na tydzień przed oficjalnym rozpoczęciem semestru, a powrót nie później niż 1 tydzień po zakończeniu semestru wymiany). 
   • Biuro ma obowiązek przesłać 3 oferty z których uczestnik wymiany wybiera ofertę najbardziej ekonomiczną czasowo i finansowo. Jeśli najtańszą ofertą jest połączenie wymagające przesiadki w kraju, w którym obowiązują dodatkowe dokumenty wizowe lub oczekiwanie na kolejne połączenie jest dłuższe niż 6 godzin, uczestnik wymiany może prosić o zgodę na droższy lot.
   • Kwotę wybranego połączenia powiększoną o ok 10% należy wpisać do wniosku wyjazdowego;
3. Dieta dojazdowa

• We wniosku wyjazdowym należy wpisać wysokość diety dojazdowej, której wysokość dla każdego kraju określają stawki wskazane w załączniku do Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013.
• Kwota diety dojazdowej może zostać:

a) przelana na konto uczestnika wymiany. W tym celu należy przesłać mail z domeny @uj.edu.pl do p. Agnieszki Gzyl (agnieszka.gzyl@uj.edu.pl) z prośbą o dokonanie przelewu należnej diety, podając numer konta bankowego i waluty w jakiej to konto jest prowadzone;

lub

b) pobrana w kasie banku (Bank PeKaO S.A. ul. Pijarska 1, Kraków), na podstawie dokumentów bankowych przygotowanych do odbioru w DWM, ul. Czapskich 4, pok. 26.

• W obu przypadkach dieta wypłacana jest nie wcześniej niż na 7 dni przed planowanym wyjazdem. 

• Tak uzupełniony wniosek wyjazdowy uczestnik wymiany przekazuje do podpisu Dyrektora Instytutu oraz Dziekana Wydziału i następnie niezwłocznie przekazuje do Działu Współpracy Międzynarodowej do pani Agnieszki Gzyl (ul. Czapskich, pok. 26) wraz z kopią zaświadczenia o przyznaniu dofinansowania otrzymanym wcześniej od koordynatora wymiany. 

• Po przekazaniu do DWM poprawnie uzupełnionego wniosku, ze wszystkimi wymaganymi podpisami, biuro WNT otrzymuje potwierdzenie, że zarezerwowany przez uczestnika wymiany bilet lotniczy może zostać wykupiony. 

• Po potwierdzeniu zakupu uczestnik wymiany otrzymuje bilet elektroniczny na swoją skrzynkę mailową (w domenie @uj.edu.pl). Koszty zakupu biletu lotniczego pokrywane są ze środków uniwersyteckich. 

UWAGA: Uczestnicy wymiany proszeni są o zachowanie kart pokładowych, ponieważ są one niezbędne do rozliczenia wyjazdu.

Na podstawie złożonego wniosku wyjazdowego na czas podróży i pobytu w uczelni zagranicznej uczestnik wymiany jest ubezpieczony TU Compensa. 

Wszystkie formalności przed wyjazdem pracowników (naukowo-dydaktycznych oraz administracji) zostaną przekazane bezpośrednio po ustaleniu warunków z uczelnią przyjmującą.

Każdy uczestnik wymiany (pracownik, doktorant, student) zobowiązany jest do rozliczenia wyjazdu w ciagu 14 od powrotu do kraju. Rozliczenia należy dokonać w Dziale Współpracy Międzynarodowej w Sekcji ds. wyjazdów zagranicznych (pok.26). 

Studenci i doktoranci wracający z wymiani dodatkowo proszeni są o przesłanie do DWM sprawozdania z pobytu na wymianie - w języku angielskim (ok. 4000 znaków ze spacjami).