Do zadań Sekcji ds. Partnerstw Międzynarodowych i Mobilności należy w szczególności
- wspieranie działań związanych z inicjowaniem współpracy i koordynowanie współpracy naukowej UJ z zagranicznymi uczelniami i instytucjami badawczymi na szczeblu ogólnouczelnianym
- przygotowywanie porozumień o współpracy naukowej UJ z zagranicznymi uczelniami
i instytucjami badawczymi na szczeblu ogólnouczelnianym - doradztwo i pomoc przy sporządzaniu porozumień o współpracy naukowej szczebla wydziałowego
- koordynacja uczestnictwa UJ w międzynarodowych sieciach współpracy: Coimbra Group, The Guild, Utrecht Network
- przyjmowanie pracowników działów współpracy zagranicznych uczelni partnerskich
na szkolenia i spotkania informacyjne - prowadzenie elektronicznej bazy bilateralnych porozumień o współpracy naukowej UJ
z uczelniami zagranicznymi - koordynacja i obsługa administracyjno-finansowa wymiany osobowej pracowników, doktorantów i studentów w ramach porozumień bilateralnych szczebla ogólnouczelnianego
- obsługa administracyjna Rektorskiego Zespołu ds. Stypendiów Bilateralnych dla Studentów i Doktorantów UJ
- koordynacja Programu The Ryoichi Sasakawa Young Leaders Fellowship Fund (SYLFF) i prac Zespołu ds. SYLFF (Jagiellonian University SYLFF Steering Committee)
- obsługa administracyjno-finansowa zagranicznych stypendystów (pracowników naukowych i doktorantów) Nagrody im. Lwa Sapiehy i Nagrody im. Iwana Wyhowskiego oraz polskich stypendystów The Króliczewski Educational Fund
- obsługa administracyjna stypendystów UJ zgłaszanych do Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej
- koordynacja wyjazdów lektorów języka polskiego do uczelni zagranicznych w ramach umów międzynarodowych
- koordynacja i rejestracja porozumień Programu ERASMUS+ KA 103 i KA 107 oraz obsługa administracyjno-finansowa wyjazdów i przyjazdów pracowników UJ w ramach tego programu, w szczególności poprzez:
- współpracę z koordynatorami jednostek uczestniczących w projekcie,
- organizację procesu rekrutacji na wyjazdy pracowników UJ,
- obsługę informacyjno-administracyjną osób zakwalifikowanych na wyjazd,
- przygotowanie umów o dofinansowaniu wyjazdów pracowników UJ,
- współpracę z koordynatorami uczelni partnerskich w zakresie porozumień,
- sporządzanie raportów o mobilności pracowników UJ na potrzeby Programu Erasmus+,
- obsługę platformy Mobility Tool+ w zakresie pracowników UJ,
- organizowanie/współorganizowanie Erasmus Staff Training Week na UJ,
- współpracę z uczelnianym koordynatorem ds. Programu Erasmus+;
- współpraca z jednostkami UJ w zakresie rankingów, internacjonalizacji i współpracy międzynarodowej;
- współpraca z jednostkami UJ w zakresie realizacji wymiany bilateralnej studentów/doktorantów na szczeblu ogólnouczelnianym
- administrowanie stronami internatowymi działu
- ogłaszanie możliwości wyjazdów dla pracowników, doktorantów i studentów w ramach obsługiwanych programów (informacja o stypendiach, szkołach letnich, konferencjach i innych międzynarodowych imprezach naukowych)
- opracowywanie sprawozdań dotyczących współpracy międzynarodowej w zakresie zadań Działu
Do zadań Sekcji ds. Una Europa należy w szczególności
- wsparcie jednostek organizacyjnych UJ w działaniach podejmowanych w ramach współpracy z partnerami zrzeszonymi w Una Europa oraz w zakresie projektów realizowanych w ramach działalności Una Europa w Uniwersytecie Jagiellońskim
- wsparcie administracyjne jednostek organizacyjnych UJ zaangażowanych w realizację zadań w kluczowych obszarach tematycznych Una Europa
- współpraca z analogicznymi jednostkami administracyjnymi partnerów Una Europa oraz Biurem Una Europa
- ścisła współpraca z Pełnomocnikiem Rektora UJ ds. współpracy w ramach Una Europa i Biurem Pełnomocnika Rektora UJ ds. współpracy w ramach Una Europa
- nadzór nad dokumentacją oraz przepływem informacji dotyczących projektów naukowych i dydaktycznych realizowanych w ramach współpracy partnerów Una Europa
- prowadzenie działań związanych z mobilnością pracowników, studentów i doktorantów w ramach Una Europa, w tym pomoc w przygotowaniu i rozliczeniu wyjazdów krajowych i zagranicznych uczestników wyjazdów
- prowadzenie działań marketingowych i promocyjnych na Uniwersytecie Jagiellońskim oraz na uczelniach zrzeszonych w Una Europa dotyczących zadań podejmowanych w ramach Una Europa
- nadzór nad budżetem Una Europa w Uniwersytecie Jagiellońskim, w tym budżetem projektów realizowanych w ramach działalności Una Europa w Uniwersytecie Jagiellońskim, oraz prowadzenie związanej z tym dokumentacji finansowo-rozliczeniowej
Do zadań Sekcji ds. Wyjazdów Zagranicznych należy w szczególności
obsługa administracyjno-finansowa wyjazdów zagranicznych pracowników, doktorantów i studentów UJ, w tym m.in.:
- współpracę z koordynatorami jednostek uczestniczących w projekcie,
- przyjmowanie od wszystkich jednostek UJ wniosków wyjazdowych i ich weryfikacja,
- opracowywanie procedur wyjazdowych i rozliczeniowych,
- udzielanie informacji o zasadach kalkulowania wyjazdów za granicę,
- przygotowywanie zaliczek w celu podjęcia środków z banków,
- prowadzenie bazy wyjazdów zagranicznych,
- współpraca z poszczególnymi jednostkami Kwestury w zakresie rozliczeń wyjazdów zagranicznych,
- wydawanie ubezpieczeń na wyjazdy zagraniczne,
- prowadzenie bazy ubezpieczeń wyjazdów,
- przygotowywanie not obciążających wydziały UJ w związku z wyjazdami pracowników UJ na wymianę bilateralną,
- rozliczanie zrealizowanych wyjazdów,
- przygotowywanie dokumentacji finansowej niezbędnej do wypłaty dofinansowania w ramach Programu Erasmus+.